Videoconferenze: problemi pratici aziendali

Le videoconferenze aziendali sono diventate pane quotidiano.
Mediamente ne abbiamo “almeno” 10 alla settimana, dove per “almeno” intendo dire che sono molto spesso assai più numerose, spesso in contemporanea e con problemi di vario tipo.

Doverosa premessa: la mia Azienda ha più di 100 dipendenti suddivisi in 10 sedi, ed abbiamo rapporti strettissimi con enti locali (comunali, provinciali e regionali), con vari tipi di confederazioni, e con le rappresentanze economiche ed imprenditoriali del territorio. Spesso ci si collega in videoconferenza con autorità a livello di Sindaco, Prefetto, Questore o rappresentanti Nazionali del Commercio.
Per tutti questi motivi la funzionalità delle videoconferenze deve essere garantita al 100%, ed io ed Alex (mio collega con il quale mi spartisco la gestione dei servizi informatici aziendali) da parecchi mesi siamo indaffaratissimi e sotto pressione.

Esistono tecnicamente 2 tipi di videoconferenze: quelle cui noi siamo “invitati”, e quelle organizzate da noi.
In entrambi i casi le piattaforme utilizzabili sono più d’una; quelle che da noi vanno per la maggiore sono “Zoom”, “GoToMeeting” e “Teams”, tutte abbastanza simili tra loro come aspetti operativi.

Videoconferenze ad invito
Solitamente basta seguire un link, ed in 3-4 passaggi ci si collega con il mondo intero.
A livello di colleghi ci sono per fortuna alcuni che sanno arrangiarsi abbastanza, per cui il nostro supporto è abbastanza limitato.
Purtroppo la maggioranza ha invece gravissime lacune informatiche, con scarsa dimestichezza con notebook, videocamere e con qualsiasi apparecchiatura adatta alle videoconferenze.
A parziale giustificazione, devo dire che noi abbiamo in azienda alcune sale riunioni multimediali, con collegamenti di varia natura: lavagne digitali, videoproiettori, mixer audio per microfoni fissi e mobili.
Al primo approccio non sempre è intuitivo come fare i collegamenti o come sistemare le
apparecchiature, ma dato che ormai facciamo “almeno” 2 videoconferenze al giorno ormai da mesi, credo che qualche collega potrebbe anche essere un po’ più preparato nell’allestire il tutto. Purtroppo, io e Alex veniamo chiamati spesso anche per i motivi più futili.

[non mi vedono! non hai attivato la videocamera del notebook
non sento nulla! basta alzare il volume
dal “gelato” (microfono a mano) non esce il suono! è semplicemente spento
la lavagna multimediale non proietta! devi selezionare “HDMI” e non “VGA”]

Diverso il discorso di quando sono il Presidente o l’Amministratore Delegato ad essere collegati. Di norma essi arrivano all’ultimo momento ed ovviamente deve essere già tutto pronto, funzionante e verificato.

Videoconferenze organizzate da noi
Sembra incredibile, ma organizzare una videoconferenza mette in difficoltà almeno metà dei colleghi.
Sinceramente: basta entrare nel sito con le nostre credenziali (per esempio Zoom), fare “crea riunione”, assegnare il “titolo”, definire giorno ed ora, impostare una password di accesso (opzionale) e da qui si genera il “link” che poi possiamo inviare via mail ai destinatari per la videoconferenza appena creata. Non dico “semplicissimo”, ma “abbastanza facile” lo è davvero. Specialmente dopo che ne hai già create decine e decine.
Eppure…. ancora qualcuno ci chiama per la creazione delle videoconferenze, con i problemi ed i dubbi più improbabili.
Una volta creata, la gestione della videoconferenza è del tutto simile ad una di quelle “ad invito”, con la sola differenza che va attivata da parte nostra (basta un clic). Rimangono dunque le problematiche tecniche descritte sopra, che spero prima o poi i colleghi riescano a gestire in modo autonomo, perché io ed Alex non abbiamo il dono dell’ubiquità, ed essere continuamente tirati per la giacca per delle inezie ci fa anche un po’ girare gli zebedei.

Addendum
In alcune di queste videoconferenze la presenza mia o di Alex è richiesta per tutta la sua durata.
Questo accade quando magari c’è qualche contributo multimediale da presentare (ed il collega non è capace), oppure perché abbiamo più di una videocamera da gestire per avere più inquadrature (ed il collega non capisce come si faccia), oppure perché “non si sa mai”.
Noia assoluta.